STEUERBERATUNG | WIRTSCHAFTSPRÜFUNG
Linz - Puchenau

Die steuerliche Behandlung von Kraftfahrzeugen im Unternehmensbereich hängt wesentlich vom Umfang der betrieblichen Nutzung sowie von der ordnungsgemäßen Dokumentation der Fahrten ab. Bei einer überwiegend privaten Nutzung sind klare Regelungen zum Kilometergeld zu beachten. Bei überwiegend betrieblicher Nutzung ist der Privatanteil nachzuweisen.

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Wird ein Fahrzeug vom Unternehmer sowohl privat als auch betrieblich genutzt und beträgt der betriebliche Nutzungsanteil weniger als 50 %, ist das Kraftfahrzeug dem Privatvermögen zuzuordnen. In diesem Fall können betriebliche Fahrten im Wege des Kilometergeldes geltend gemacht werden. Das amtliche Kilometergeld ist eine zulässige Pauschalabgeltung für alle Kosten, die durch die Verwendung eines privaten Fahrzeuges im Zuge einer Dienstreise anfallen. Voraussetzung dafür ist unter anderem ein entsprechender Nachweis der gefahrenen Kilometer, der in der Regel durch ein Fahrtenbuch zu erbringen ist.

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Kilometergeld: Höhe und steuerliche Begrenzung

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Seit 01.01.2025 beträgt das Kilometergeld EUR 0,50 pro betrieblich gefahrenem Kilometer. Bis zum 31.12.2024 lag der Satz bei EUR 0,42 pro Kilometer. Mit dem Kilometergeld sind sämtliche Aufwendungen im Zusammenhang mit der Anschaffung und dem Betrieb des Kraftfahrzeugs abgegolten. Dazu zählen insbesondere die Absetzung für Abnutzung, Kosten für Treibstoff und Öl, Service- und Reparaturkosten aus dem laufenden Betrieb, Ausgaben für Zusatzausstattungen, Steuern und Gebühren, Versicherungsprämien, Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerklubs sowie Finanzierungskosten. Das amtliche Kilometergeld steht für höchstens 30.000 km steuerlich zu. Werden betriebliche Fahrten von mehr als 30.000 km (welche aber weniger als 50 % der gesamten Jahreskilometerleistung ausmachen) zurückgelegt, können entweder das Kilometergeld für 30.000 km oder die tatsächlichen Kosten im Ausmaß der betrieblichen Nutzung angesetzt werden.

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Nachweis durch Fahrtenbuch

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Der Nachweis der betrieblichen Nutzung eines Fahrzeugs hat durch ein Fahrtenbuch oder andere geeignete Aufzeichnungen zu erfolgen. Diese Aufzeichnungen müssen eine verlässliche Beurteilung ermöglichen und jedenfalls die in der Kilometergeldverordnung genannten Informationen enthalten. Dazu zählen das Datum der Fahrt, der Kilometerstand, die Anzahl der betrieblich zurückgelegten Tageskilometer sowie der Ausgangs- und Zielpunkt der Fahrt. Darüber hinaus ist der Zweck der jeweiligen betrieblichen Fahrt festzuhalten. Ein elektronisches Fahrtenbuch ist zulässig, sofern sichergestellt ist, dass die Eintragungen unveränderbar sind. Fahrtenbücher, die in Excel oder vergleichbaren Programmen geführt werden, gelten als nicht zulässig. Die Führung eines Fahrtenbuches ist auch dann möglich, wenn das genutzte Fahrzeug im Eigentum eines Dritten steht.

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Zuordnung des Fahrzeugs zum Betriebsvermögen

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Bei überwiegend betrieblicher Nutzung sind die Kosten des Fahrzeugs steuerlich in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen anzusetzen und um einen entsprechenden Privatanteil zu kürzen. Der Nachweis der tatsächlichen Nutzung ist dabei in der Regel durch ein Fahrtenbuch zu erbringen.

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Fazit

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Zusammenfassend ist festzuhalten, dass die steuerliche Geltendmachung von Fahrtkosten eine sorgfältige Dokumentation der betrieblichen Nutzung voraussetzt. Insbesondere das ordnungsgemäß geführte Fahrtenbuch spielt dabei eine zentrale Rolle, um entweder das Kilometergeld in Anspruch nehmen oder den Privatanteil nachweisen zu können.

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Der EU-One-Stop-Shop (EU-OSS) soll den grenzüberschreitenden Handel steuerlich vereinfachen. Das System wurde aber zu einer umsatzsteuerlichen Herausforderung.

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Um Unternehmen von Mehrfachregistrierungen in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten zu entlasten, wurde der EU-OSS eingeführt. Über dieses Portal können grenzüberschreitende Verkäufe an Privatpersonen (B2C) in anderen EU-Ländern zentral im Sitzstaat gemeldet und versteuert werden. Um den EU-OSS verwenden zu können, muss sich das Unternehmen in einem Mitgliedstaat identifizieren und zum EU-OSS registrieren lassen. In Österreich erfolgt die Antragstellung für eine Registrierung zum EU-OSS elektronisch über FinanzOnline und ist nur möglich, wenn das Unternehmen über eine österreichische UID-Nummer verfügt.

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Säumnis- und Verspätungszuschläge

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Zu beachten ist, dass der EU-OSS zwar als zentrale Stelle für Meldungen und Zahlungen fungiert, die nationalen Vorschriften der einzelnen Mitgliedstaaten aber weiterhin maßgeblich bleiben. Die Unternehmen stehen daher 27 unterschiedlichen Steuerbehörden gegenüber. Problematisch können zum Beispiel Säumnis- und Verspätungszuschläge werden, die bei Verzögerungen anfallen können. So gelten im EU-OSS starre Fristen: Im Gegensatz zu den österreichischen Regelungen verschieben sich diese Fristen und Termine weder bei Wochenenden noch bei Feiertagen auf den nächsten Werktag bzw ist auch keine Respirofrist für Überweisungen vorgesehen. Die Steuer muss somit bereits am Fälligkeitstag am richtigen Konto des Finanzamtes eingelangt sein. Bei einer verspäteten Zahlung kann es zu Zinsvorschreibungen oder Strafen durch den Mitgliedstaat des Verbrauchs kommen.

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Steuersätze in der Datenbank

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Es kommt der Steuersatz jenes Mitgliedstaates zur Anwendung, in dem der Umsatz steuerbar ist. Die Europäische Kommission stellt diesbezügliche Informationen zu den in anderen Mitgliedstaaten anwendbaren Steuersätzen in der Datenbank "Steuern in Europa" zur Verfügung. Problematisch kann es sein, wenn ein EU-Land Umsatzsteuersätze unterjährig ändert. Für Unternehmen, die den EU-OSS nutzen, ist eine solche Änderung insofern herausfordernd, als Umsätze im EU-OSS quartalsweise gemeldet werden, und somit aufgrund einer Steuersatzänderung innerhalb eines Meldezeitraums zwei unterschiedliche Steuersätze anfallen können.

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Achtung

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Der EU-OSS kann nicht für alle Geschäftsmodelle in Anspruch genommen werden. Händler, die ihre Ware mittels Dropshipping verkaufen, fallen nicht unter den Anwendungsbereich des EU-OSS, da beim Dropshipping in der Regel kein innergemeinschaftlicher Versandhandel vom Unternehmer zur Privatperson stattfindet. Für solche Unternehmer bleibt nur der klassische Weg der umsatzsteuerlichen Registrierung in jedem einzelnen Mitgliedstaat, in dem sie tätig sind bzw in dem sie Lieferungen erbringen.

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Wer Warenlager in anderen EU-Ländern betreibt, muss ebenfalls meist zusätzliche steuerliche Registrierungen vornehmen. Sogenannte innergemeinschaftliche Verbringungen, also Transporte vom österreichischen Unternehmenssitz in ein EU-Lager des Unternehmens zu seiner eigenen Verwendung sind vom EU-OSS nämlich ausdrücklich nicht erfasst. Außerdem kommen mögliche Meldepflichten im Rahmen der Intrastat-Statistik zum Tragen, sobald bestimmte Lieferschwellen überschritten werden.

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Mit der Verlagerung von Arbeitsplätzen in private Räume stellt sich die Frage nach den steuerlichen Folgen. Um bei grenzüberschreitenden Sachverhalten mehr Rechtssicherheit zu schaffen, hat die OECD den Musterkommentar aktualisiert.

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Das OECD-Musterabkommen ist eine zentrale Grundlage für Doppelbesteuerungsabkommen. Das Finanzministerium hat die Aktualisierung aufgegriffen und gibt in einer Information vom 04.01.2026 einen zusammenfassenden Überblick und Beispiele über die neuen Aussagen zu Homeoffice-Betriebsstätten.

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Ein Homeoffice kann grundsätzlich unter folgenden Voraussetzungen eine Betriebsstätte für ein Unternehmen (in einem anderen Staat) begründen:

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• Das Homeoffice muss eine „feste“ Geschäftseinrichtung darstellen, die Geschäftseinrichtung wird also für eine gewisse Dauer betrieben.
• Es darf keine bloße Vorbereitungs- oder Hilfstätigkeit vorliegen.
• Es muss sich um eine Geschäftseinrichtung des Unternehmens handeln, die Tätigkeiten im Homeoffice müssen somit für das Unternehmen ausgeübt werden.
• Ein erster wichtiger Anhaltspunkt dafür ist, dass die betreffende Person mindestens 50 % ihrer Arbeitszeit innerhalb von zwölf Monaten im Homeoffice verbringt.
• Ist dieser Arbeitszeit-Indikator erfüllt, ist weiters zu prüfen, ob es einen wirtschaftlichen Grund für das Unternehmen gibt, die Person vom Homeoffice aus arbeiten zu lassen. Ein solcher wirtschaftlicher Grund liegt im Allgemeinen dann vor, wenn die physische Anwesenheit der Person in diesem Staat die Ausübung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens erleichtert. Dies ist etwa dann der Fall, wenn sich im Homeoffice-Staat Personen oder Ressourcen befinden, zu denen das Unternehmen Zugang benötigt. Ein wirtschaftlicher Grund liegt also etwa dann vor, wenn die Person für das Unternehmen direkt mit Kunden, Lieferanten, verbundenen Unternehmen oder anderen Personen in Kontakt tritt und dieser Kontakt durch den Aufenthalt der Person in diesem Staat erleichtert wird. Es reicht somit nicht, wenn das Unternehmen Homeoffice bloß gestattet, um die Wünsche des Dienstnehmers zu befriedigen.

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Zur Verdeutlichung dient folgendes Beispiel laut Info des Finanzministeriums:

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• Ein Arbeitnehmer von RCo, einem Unternehmen des Staates R, arbeitet 80 % seiner Arbeitszeit in einem Zeitraum von zwölf Monaten von seiner Wohnung in Staat S. Er besucht regelmäßig KundInnen von RCo im Staat S, um an diese Dienstleistungen zu erbringen.
• Die Wohnung in Staat S ist als feste Einrichtung und damit als Betriebsstätte von RCo in Staat S anzusehen, da der Ort während des gesamten Zwölfmonatszeitraums für Geschäftstätigkeiten von RCo genutzt wird und daher einen ausreichenden Grad an Dauerhaftigkeit aufweist. Der Arbeitnehmer verbringt mindestens 50 % seiner Arbeitszeit mit der Arbeit von seiner Wohnung in Staat S aus, und es gibt einen wirtschaftlichen Grund für RCo für die Anwesenheit der Person in Staat S. Die Erbringung von Dienstleistungen durch RCo für KundInnen in Staat S wird durch die Wohnung des Arbeitnehmers in Staat S erleichtert.

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Die klarstellenden Ausführungen zu Homeoffice-Betriebsstätten sind seit Anfang 2026 auf alle österreichischen Doppelbesteuerungsabkommen anzuwenden, sofern diese eine vergleichbare Regelung enthalten. Unternehmen und Arbeitnehmer mit grenzüberschreitenden Homeoffice-Konstellationen sollten daher bestehende Strukturen überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen treffen.

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Wird einem Geschäftsführer die Option auf Kapitalabfindung anstelle einer zugesagten laufenden Alterspension eingeräumt, so muss er diese Option am Tag der Betriebsaufgabe ausüben, um etwaige ertragsteuerliche Begünstigungen geltend machen zu können.

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Ein Alleingesellschafter und Geschäftsführer einer GmbH wurde am Tag der Vollendung seines 62. Lebensjahres („Erreichen des Pensionsalters“) von seiner Geschäftsführerfunktion abberufen. Dabei wurde ihm anstelle einer zugesagten Alterspension die Option auf eine einmalige Kapitalabfindung eingeräumt. Diese Option übte er aber erst zu einem späteren Zeitpunkt aus. In seiner Einkommensteuerklärung machte er dennoch den Hälftesteuersatz geltend. Das Finanzamt wies die Geltendmachung des Hälftesteuersatzes ab und verteilte die Kapitalabfindung auf drei Jahre. In der Beschwerde an das Bundesfinanzgericht (BFG) versagte dieses jedoch sogar die Anwendung der Dreijahresverteilung, weil die Initiative zur Ausübung des Optionsrechts vom Geschäftsführer ausging und keine Entschädigung vorliegt.

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Beurteilung des Verwaltungsgerichtshofes (VwGH)

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Der VwGH bestätigte die Ansicht des BFG, dass die Dreijahresverteilung nicht zur Anwendung kommt. Kapitalzahlungen zur Abfindung von Pensionsansprüchen können aufgrund der Wertung der Pensionsabfindung als „Schadensausgleich“ für den Verlust eines Pensionsanwartschaftsrechtes als begünstigte Entschädigung in Betracht kommen. Dabei wird jedoch vorausgesetzt, dass die Initiative zum Abschluss der Abfindungsvereinbarung nicht vom Pensionsberechtigten ausgeht. Im gegenständlichen Fall traf der ehemalige Geschäftsführer aus eigenen Überlegungen den Entschluss, die Kapitalabfindung zu verlangen.

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Zudem stellte der VwGH fest, dass der Geschäftsführer aufgrund seiner Abberufung eine Betriebsaufgabe verwirklicht hat und ein sich dabei allenfalls ergebender - durch Betriebsvermögensvergleich zu ermittelnder - Aufgabegewinn der Progressionsermäßigung (bei Erfüllung der weiteren in den relevanten Bestimmungen genannten Voraussetzungen) zu Grunde zu legen ist. Da der Geschäftsführer seine Einkünfte bis dahin durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermittelt hatte, wäre aufgrund des beim Geschäftsführer vorzunehmenden Wechsels der Gewinnermittlungsart die entstandene Forderung bis zum Stichtag der Betriebsaufgabe zu bilanzieren gewesen.

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Der Geschäftsführer hätte die eingeräumte Option auf Kapitalabfindung mit Eintritt der betrieblich festgelegten Voraussetzung (Erreichen des 62. Lebensjahres) bilanzieren und ausüben können. Er übte die Option jedoch erst zu einem späteren Zeitpunkt aus, weshalb mangels Ausübung der Option im Zeitpunkt der Betriebsaufgabe die Forderung noch gar nicht entstanden war. Hätte er das Optionsrecht an dem Stichtag ausgeübt, wäre die Forderung entstanden und Teil des Aufgabegewinns gewesen. Die Anwendung des Hälftesteuersatzes wurde somit wegen der zu späten Options-Ausübung verweigert.

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Fazit

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Im gegenständlichen Fall war strittig, ob auf die Abfindung aus der zugesagten Betriebspension die Begünstigung des Hälftesteuersatzes zur Anwendung kommen kann. Der VwGH bejahte die Anwendung der Begünstigungen nur für den Fall, dass die Forderung aus der Kapitalabfindung der Betriebspension spätestens zum Stichtag der Betriebsaufgabe entstanden war.

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