REGISTRIERUNG VON REGISTRIERKASSEN

Ab 1. April 2017 muss jede Registrierkassa zum Schutz gegen Manipulationen zusätzlich mit einer Signaturerstellungseinheit ausgerüstet und jeder Beleg mit einer Signatur versehen werden.

 

Seit Mai 2016 besteht für Unternehmen, deren Jahresumsatz mehr als EUR 15.000,00 ausmacht und deren Barumsätze die Grenze von EUR 7.500,00 übersteigen, grundsätzlich die Verpflichtung zur Verwendung einer Registrierkassa. Ab 1. April 2017 muss auch der gesetzlich normierte Mani­pulationsschutz umgesetzt werden. Um diese Voraussetzung erfüllen zu können, sind folgende fünf Schritte der Registrierung notwendig:

  • Beschaffung der Signatur- bzw Siegelerstellungseinheit
  • Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkassa
  • Erstellung des „Startbeleges“
  • Registrierung über FinanzOnline
  • Prüfung des Startbeleges mittels BMF Belegcheck-App

 

Beschaffung der Signatur- bzw Siegelerstellungseinheit

In einem ersten Schritt ist es notwendig, die „Signaturerstellungseinheit“ anzufordern. Dazu empfehlen wir, mit Ihrem Kassenhersteller Kontakt aufzunehmen. Dieser stellt Ihnen die Hardware zur Verfügung und weiß am besten, welches Zertifikat mit Ihrer Kassa kompatibel ist. Über Ihren Kassenhersteller erhalten Sie in der Folge die Signaturerstellungseinheit und von einem der  „Ver­trauensdienstanbieter“ (A-Trust GmbH, Global Trust GmbH oder PrimeSign GmbH) das notwendige Zertifikat.

 

Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkassa

In einem zweiten Schritt muss die bestehende Registrierkassa initialisiert werden. Das bedeutet, dass zumeist ein erforderliches Update durch den Hersteller durchgeführt und die Signaturer­stellungseinheit mit der Kassa verbunden werden muss.


Erstellung des „Startbeleges“

Um den manipulationssicheren Betrieb ihrer Registrierkassa herzustellen, muss unmittelbar nach der Initialisierung ein Startbeleg erstellt werden. Dazu muss ein Geschäftsvorfall mit dem Betrag Null (0) in der Registrierkassa erfasst werden. Der Startbeleg ist – wie alle anderen Buchhaltungsunterlagen – sieben Jahre aufzubewahren.

Unmittelbar nach der Erstellung des Startbelegs darf der Betrieb der manipulationssicheren Registrierkassa aufgenommen werden. Die nachfolgend dargestellten Schritte der Registrierung und Prüfung müssen jedoch spätestens eine Woche nach Erstellung des Startbelegs abgeschlossen sein.

 

Registrierung über FinanzOnline

Nach Erstellung des Startbeleges ist es notwendig, einerseits die Signaturerstellungseinheit und andererseits die Registrierkassa zu registrieren. Am einfachsten geht das über die klassische Benutzeroberfläche des FinanzOnline-Zugangs. Dafür müssen Sie folgende Daten bereithalten:

  • zur Registrierung der Signatur- bzw Siegelerstellungseinheit
    • Art der Signatur- bzw Siegelerstellungseinheit
    • Seriennummer des Signatur- bzw Siegelzertifikats Ihrer Signaturkarte
    • Name des Vertrauensdienstanbieters (vgl Schritt 1)
  • zur Registrierung der Registrierkassa
    • Kassenidentifikationsnummer (wird von Ihnen vergeben und soll die jeweilige Kassa innerhalb Ihres Unternehmens eindeutig identifizieren können)
    • AES-Schlüssel Ihrer Registrierkassa (44 Zeichen)

Bei neuen, internetfähigen Registrierkassen ist es möglich, dass die Registrierkassa vollautomatisch mit FinanzOnline kommuniziert und die Registrierung und Prüfung selbständig durchführt. Dafür muss ein eigener FinanzOnline Zugang für die Registrierkassen eingerichtet werden. Bei Bedarf unter­stützen wir Sie dabei gerne.

 

Prüfung des Startbelegs mittels BMF Belegcheck-App

Der Startbeleg muss mit einer eigenen Belegcheck-App des Finanzministeriums auf seine Richtigkeit geprüft werden. Mit Hilfe dieser App kann festgestellt werden, ob die Inbetriebnahme und Registrierung der Sicherheitseinrichtung der Registrierkassa ordnungsgemäß durchgeführt wurde.

 

Für diese Prüfung muss einerseits die App heruntergeladen werden (iTunes-Store, Google Play Store) und andererseits im FinanzOnline ein eigener Authentifizierungscode angefordert werden, mit dem die App freigeschaltet wird. Mit diesem Authentifizierungscode soll sichergestellt werden, dass nur jener Unternehmer, der den Beleg erstellt hat, die Prüfung vornehmen kann.

 

Für die Belegprüfung muss nach Authentifizierung der App der maschinenlesbare Code (QR-Code) auf dem Startbeleg via Smartphone oder Tablet eingescannt werden. Das Prüfergebnis wird dann direkt in der App angezeigt. Im Idealfall ist das Prüfergebnis in Ordnung und die Kassa damit ord­nungsgemäß registriert.

 

Tipp

Das Finanzministerium hat einen Folder zu Sicherheitseinrichtungen in Registrierkassen ver­öffentlicht, der unter folgendem Link abrufbar ist: https://www.bmf.gv.at/services/publikationen/BMF-BR-US_Sicherheitseinrichtung_RegK_112016.pdf?5o2lsh

 


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