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Der Rechnung kommt im Umsatzsteuerrecht eine ganz zentrale Bedeutung zu. Sie dokumentiert, wer eine Leistung erbracht und wer sie erhalten hat. Sie beschreibt den Leistungsgegenstand und den Zeitpunkt der Leistungserbringung. Und nicht zuletzt werden der Preis der Leistung und die Umsatzsteuer angeführt. Doch wann ist ein Unternehmer zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet? Wie muss sie aussehen, um dem Umsatzsteuergesetz zu entsprechen? Welche Folgen hat eine unrichtige Rechnung, und welche Berichtigungsmöglichkeiten gibt es?

Wann muss eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ausgestellt werden?

Grundsätzlich sind Unternehmer, die eine Lieferung oder sonstige Leistung erbringen, berechtigt, darüber eine Rechnung auszustellen. Wird diese Leistung aber an einen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt, wird aus dem Recht eine Pflicht. Somit gilt die Grundregel: Ist der Kunde ein Unternehmer, muss eine Rechnung ausgestellt werden. Ist der Kunde hingegen eine Privatperson, liegt es im Ermessen des Unternehmers. Doch keine Regel ohne Ausnahme: Erbringt ein Unternehmer Werklieferungen oder Werkleistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück, besteht auch dann die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung, wenn der Kunde ein Nichtunternehmer ist. Damit soll die Schattenwirtschaft im Bereich des Baugewerbes bekämpft werden.

Die umsatzsteuerliche Rechnungslegungspflicht darf nicht mit der Belegerteilungs- und der Registrierkassenpflicht verwechselt werden, die außerhalb des Umsatzsteuergesetzes geregelt werden.

Welche Merkmale muss eine Rechnung aufweisen?

Das Umsatzsteuergesetz nennt einen umfassenden Katalog an Merkmalen, die eine richtige Rechnung aufweisen muss. Es sind dies:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers,
• Name und Anschrift des Empfängers der Lieferung oder sonstigen Leistung,
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw Art und Umfang der sonstigen Leistung,
• Tag bzw Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung (Lieferdatum),
• Entgelt,
• anzuwendender Steuersatz bzw Hinweis auf eine allfällige Steuerbefreiung,
• Steuerbetrag,
• Ausstellungsdatum der Rechnung (zusätzlich zum Lieferdatum),
• fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer,
• Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Rechnungsausstellers,
• Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des inländischen Leistungsempfängers, wenn der Ge- samtbetrag der Rechnung (Bruttobetrag) EUR 10.000,00 übersteigt.

Übersteigt der Gesamtbetrag (= Bruttobetrag) einer Rechnung nicht EUR 400,00, sind Erleichterungen vorgesehen. Bei dieser sogenannten „Kleinbetragsrechnung“ reicht die Angabe folgender Merkmale:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers,
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw Art und Umfang der sonstigen Leistung,
• Tag bzw Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung (Lieferdatum),
• Bruttobetrag,
• Steuersatz.

Welche Folgen hat eine unrichtige Rechnung?

Eine mit Fehlern behaftete Rechnung hat in erster Linie für den Leistungsempfänger einen großen Nachteil, sofern er grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Wird in der Rechnung ein zu hoher Steuerbetrag ausgewiesen, steht der Vorsteuerabzug nur in Höhe des richtigen Betrages zu. Bei einem zu niedrigen Steuerbetrag in der Rechnung, kann wiederum nur dieser zu niedrige Betrag als Vorsteuer abgezogen werden. Fehlen gar Rechnungsmerkmale, kann der Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung gänzlich verwehrt werden. Es liegt also im ureigenen Interesse eines jeden Unternehmers, Rechnungen, die er für erhaltene Lieferungen oder konsumierte sonstige Leistungen erhält, auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Wird ein Fehler festgestellt, sollte man beim Leistungserbringer umgehend eine Berichtigung anfordern.

Vorsicht ist auch bei Rechnungen geboten, die von Personen stammen, deren Unternehmereigenschaft ungewiss ist. Stellen Nichtunternehmer „Rechnungen“ mit Umsatzsteuer aus, schulden diese zwar den ausgewiesenen Steuerbetrag aufgrund der falschen Urkunde, der Empfänger darf sich aber die Vorsteuer nicht abziehen. Aus diesem Grund ist es vor allem bei neuen Lieferanten empfehlenswert, sich von deren Unternehmereigenschaft zu vergewissern.

Dies kann am besten mit einer Überprüfung der UID-Nummer erfolgen. Da Lieferanten auf der Rechnung ihre UID-Nummer anzugeben haben, sollte der Leistungsempfänger diese UID-Nummer auch überprüfen. Mit der sogenannten Stufe 2-Abfrage (zB über FinanzOnline) kann die UID-Nummer auf Übereinstimmung mit dem Namen des Unternehmers geprüft werden. Fällt die Abfrage positiv aus, kann man von der Unternehmereigenschaft des Lieferanten ausgehen. Ausdrucke solcher UID-Abfragen sollte man zu Dokumentationszwecken aufbewahren.

Aber auch für den Rechnungsaussteller selbst kann eine unrichtige Rechnung zu nachteiligen Folgen führen. Abgesehen davon, dass man möglicherweise seine Kunden verärgert und zu Berichtigungen aufgefordert wird, kann ein falscher Steuerausweis zu unerwünschten Mehrzahlungen führen. Wer in seiner Rechnung eine zu hohe Umsatzsteuer ausweist, schuldet diesen Betrag aufgrund der Rechnung. Wird allerdings ein zu niedriger Betrag angeführt, schuldet der Unternehmer dennoch die Steuer in gesetzlicher Höhe aufgrund der Leistungserbringung.

Können Rechnungen berichtigt werden?

Wie bereits angedeutet, haben Unternehmer die Möglichkeit, unrichtige Rechnungen zu berichtigen. Dies kann dadurch erfolgen, dass die alte – unrichtige – Rechnung storniert und mit aktuellem Datum völlig neu ausgestellt wird. Alternativ ist es auch zulässig, nur die unrichtigen bzw fehlenden Rechnungsmerkmale zu korrigieren bzw zu ergänzen. Dies kann durch entsprechende Vermerke des Rechnungsausstellers auf der Originalrechnung oder in einem eigenen Schriftstück erfolgen, in dem auf die ursprüngliche Rechnung Bezug genommen wird. In diesen Fällen ist auch das Datum der Berichtigung anzuführen.

Pech haben jedoch Unternehmer, die eine Rechnung für Leistungen ausstellen, die sie gar nicht erbracht haben. Derartige Rechnungen können nicht berichtigt werden. Unangenehme Folge: Wurde in einer solchen Scheinrechnung ein Steuerbetrag ausgewiesen, schuldet der Aussteller diesen Betrag aufgrund der Rechnung. Ebenso verhält es sich bei Personen, die Rechnungen ausstellen, ohne Unternehmer zu sein. Wer also im Privatbereich Gegenstände veräußert, sollte über diesen Vorgang keinesfalls eine Rechnung ausstellen, in der er Umsatzsteuer ausweist. Eine simple Quittung über den Kaufpreis wäre hier der richtige Beleg.

Der Investitionsfreibetrag (IFB) wurde als wirtschaftsfördernde Maßnahme wieder eingeführt. Er kann für Wirtschaftsgüter in Anspruch genommen werden, die ab 01.01.2023 angeschafft oder hergestellt werden.

Der Investitionsfreibetrag beträgt 10 % bzw 15 % (im Bereich Ökologisierung) der Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Im jeweiligen Jahr der Anschaffung oder Herstellung wird eine fiktive Betriebsausgabe angenommen, diese steht zusätzlich zur laufenden Absetzung für Abnutzung der Investitionen zu. Der Investitionsfreibetrag kann nur für Wirtschaftsgüter geltend gemacht werden, die eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von mindestens 4 Jahren haben, und folgt folgenden Grundsätzen:

• Der Investitionsfreibetrag kann nur im Jahr der Anschaffung oder Herstellung geltend gemacht werden. Erstreckt sich die Anschaffung oder Herstellung von Anlagegütern über mehr als ein Wirtschaftsjahr, kann der Investitionsfreibetrag bereits von aktivierten Teilbeträgen der Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die auf das einzelne Wirtschaftsjahr entfallen, geltend gemacht werden.
• Der Investitionsfreibetrag kann insgesamt (betriebsbezogen) höchstens von Anschaffungs- oder Herstellungskosten in Höhe von EUR 1 Mio pro Wirtschaftsjahr geltend gemacht werden.
• Die Inanspruchnahme des Investitionsfreibetrages setzt betriebliche Einkunftsarten sowie die Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich oder vollständige Einnahmen-Ausgaben-Rechnung voraus. Eine Gewinn-Pauschalierung schließt den Investitionsfreibetrag aus.

Von der Inanspruchnahme des Investitionsfreibetrages ausgenommen sind insbesondere

• Wirtschaftsgüter, für die eine Sonderform der Abschreibung vorgesehen ist; dies gilt insbesondere für Gebäude sowie KFZ und Kombinationskraftwagen, ausgenommen Kfz mit einem CO2-Emissionswert von 0 g/km
• geringwertige Wirtschaftsgüter
• unkörperliche Wirtschaftsgüter, die nicht den Bereichen Digitalisierung, Ökologisierung und Gesundheit/Life-Science zuzuordnen sind
• gebrauchte Wirtschaftsgüter

Bei natürlichen Personen, die sowohl den investitionsbedingten Gewinnfreibetrag als auch den neuen Investitionsfreibetrag in Anspruch nehmen könnten, muss geprüft werden, welche der beiden Fördermaßnahmen günstiger ist. Lediglich im Falle eines Verlustes im entsprechenden Wirtschaftsjahr erübrigt sich die Überprüfung der Vorteilhaftigkeit, da in einer Verlustsituation ohnehin nur der Investitionsfreibetrag beansprucht werden kann.

Honorare und Vergütungen, die von Unternehmen und Vereinen an selbständig tätige Dritte für bestimmte Leistungen gezahlt werden, sind daraufhin zu prüfen, ob eine Meldung bis zum 28.02.2023 beim Finanzamt zu erfolgen hat.

1. MELDUNG VON HONORAREN AN FREIE DIENSTNEHMER, VORTRAGENDE UND ANDRERE GEMÄSS § 109 A ESTG

Damit die Finanz kontrollieren kann, ob diejenigen, die ihre Steuer selbst abführen müssen, dies auch tatsächlich tun, wurden für bestimmte Personen Meldepflichten eingeführt (§ 109 a EStG).

Meldepflichtig sind Vergütungen für Leistungen als:

• freier Dienstnehmer
• Vortragender, Lehrender und Unterrichtender
• Stiftungsvorstand
• Aufsichts- und Verwaltungsrat
• Bausparkassen- und Versicherungsvertreter
• Kolporteur und Zeitungszusteller
• Privatgeschäftsvermittler
• Funktionär von Körperschaften öffentlichen Rechts

Meldepflicht besteht bei Honoraren von mehr als EUR 900,00 pro Jahr

Eine Meldepflicht besteht allerdings nur unter der Voraussetzung, dass die genannten Be­schäftigten pro Jahr mehr als EUR 900,00 (inklusive allfälliger Reisekostenersätze ohne Umsatz­steuer) oder für einzelne Leistungen mehr als EUR 450,00 (inklusive allfälliger Reisekosten ohne Umsatzsteuer) erhalten haben.

Bestätigung an den Empfänger der Zahlung

Die Meldung muss in elektronischer Form bis 28. Februar (des Folgejahres) an das Finanzamt erfolgen. Mit der Meldung ist auch eine Bestätigung an den Empfänger der Zahlung auszu­stellen.

Die Meldung muss folgende Angaben über den Beschäftigten enthalten:

• Name, Wohnanschrift, Versicherungsnummer bzw Geburtsdatum
• Art der erbrachten Leistung
• Kalenderjahr, in dem das Entgelt geleistet wurde
• Höhe des Entgeltes und die darauf entfallende ausgewiesene Umsatzsteuer

Beispiel

Erhält ein Vortragender für einen Vortrag ein Honorar in Höhe von EUR 600,00, so ist dieses Entgelt an das Finanzamt zu melden. Verpflichtet sich der Vortragende in einem Jahr hingegen zu zwei Vorträgen, für die er jeweils EUR 425,00 als Entgelt vereinbart, ist dafür keine Meldung erforderlich.

2. MELDUNG VON BESTIMMTEN HONORAREN AN AUSLÄNDISCHE LEISTUNGSERBRINGER GEMÄSS § 109 B ESTG

Auch Zahlungen ins Ausland, die für folgende Leistungen entrichtet wurden, sind grundsätzlich meldepflichtig:

• Leistungen aus selbständigen Tätigkeiten (zB Leistungen eines Rechtsanwalts, Unternehmens­beraters, Geschäftsführers), die im Inland erbracht werden
• Vermittlungsleistungen, die von einem unbeschränkt Steuerpflichtigen erbracht werden oder sich auf das Inland beziehen (das heißt jedenfalls immer dann, wenn es um die Vermittlung inländischen Vermögens geht)
• Kaufmännische oder technische Beratung im Inland

Keine Mitteilungspflicht entsteht,

• wenn in einem Kalenderjahr die Zahlungen an ein und denselben Leistungserbringer ins Ausland den Betrag von EUR 100.000,00 nicht überschreiten,
• wenn bei der Zahlung bereits ein Steuerabzug gemäß § 99 EStG zu erfolgen hat (somit im Fall einer beschränkten Steuerpflicht des Zahlungsempfängers),
• bei Zahlungen an eine ausländische Körperschaft, wenn diese im Ausland einem Steuersatz von mehr als 15 % unterliegt.
  

Die entsprechende Meldung an das zuständige Finanzamt muss grundsätzlich elektronisch bis 28. Februar des Folgejahres erfolgen.

Für beide Arten der Meldung stehen Formulare über die Formulardatenbank des Finanz­ministeriums zur Verfügung.

Für die Voranmeldung zum Energiekostenzuschuss sind weitere Voranmeldungen in der Nachfrist vom 16.01.2023 bis 20.01.2023 über den aws Fördermanager möglich.

Um einen Antrag auf Energiekostenzuschuss stellen zu können, mussten sich die betreffenden Unternehmen zunächst vom 07.11.2022 bis 28.11.2022 im aws-Fördermanager für den Energiekostenzuschuss voranmelden. Um es möglichst allen betroffenen Unternehmen zu ermöglichen, den Energiekostenzuschuss zu beziehen, wurde eine Nachfrist für die Voranmeldung gesetzt. Betriebe, die sich nicht vorangemeldet haben, haben dazu noch von 16.01.2023 bis 20.01.2023 die Möglichkeit. Die fristgerechte Voranmeldung ist die Voraussetzung für die Antragstellung. Der Antrag selbst kann bis 15.02.2023 gestellt werden.

Für alle weiteren Infos zum Energiekostenzuschuss 1 dürfen wir auf unsere eccontis informiert (42/2022 vom 16.11.2022 und 44/2022 vom 30.11.2022) verweisen.