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Verfahrensrecht (BAO)

HAFTUNG EINES EHEMALIGEN GESCHÄFTSFÜHRERS

Ein ehemaliger Geschäftsführer kann auch dann für Abgabenschulden haften, wenn diese erst nach seinem Ausscheiden aus der Vertreterfunktion bescheidmäßig festgesetzt werden.

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Wer während seiner Funktionsperiode unrichtige oder unvollständige Angaben macht und dadurch eine spätere Abgaben-Nachforderung verursacht, kann sich nicht mit dem Argument entlasten, die formelle Festsetzung sei erst nach seinem Rücktritt erfolgt. Maßgeblich ist nicht der Zeitpunkt der bescheidmäßigen Festsetzung oder Fälligkeit, sondern ob der Geschäftsführer während seiner Funktionsperiode abgabenrechtliche Pflichten verletzt hat.

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Zu diesen Pflichten zählen laut Verwaltungsgerichtshof (VwGH) nicht nur die rechtzeitige Entrichtung von Abgaben, sondern auch Offenlegungs-, Wahrheits-, Erklärungs- und Buchführungspflichten. Werden solche Pflichten schuldhaft verletzt und führt dies später zu einem Abgabenausfall, kann die Haftung auch dann greifen, wenn die konkrete Abgabenfestsetzung erst nach dem Ausscheiden des Geschäftsführers aus der Vertreterfunktion erfolgt.

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Eine Entscheidung des VwGH stellt klar, dass die Verantwortung eines Geschäftsführers nicht automatisch mit dem Ausscheiden aus dem Amt endet. Entscheidend ist vielmehr, ob von ihm in der aktiven Funktionsperiode gegen abgabenrechtliche Pflichten verstoßen wurde. Liegt eine solche Pflichtverletzung vor und wird die Abgabe bei der Gesellschaft uneinbringlich, kann die abgabenrechtliche Haftung des Geschäftsführers auch noch Jahre nach dessen Ausscheiden schlagend werden.

KILOMETERGELD UND FAHRTENBUCH

Die steuerliche Behandlung von Kraftfahrzeugen im Unternehmensbereich hängt wesentlich vom Umfang der betrieblichen Nutzung sowie von der ordnungsgemäßen Dokumentation der Fahrten ab. Bei einer überwiegend privaten Nutzung sind klare Regelungen zum Kilometergeld zu beachten. Bei überwiegend betrieblicher Nutzung ist der Privatanteil nachzuweisen.

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Wird ein Fahrzeug vom Unternehmer sowohl privat als auch betrieblich genutzt und beträgt der betriebliche Nutzungsanteil weniger als 50 %, ist das Kraftfahrzeug dem Privatvermögen zuzuordnen. In diesem Fall können betriebliche Fahrten im Wege des Kilometergeldes geltend gemacht werden. Das amtliche Kilometergeld ist eine zulässige Pauschalabgeltung für alle Kosten, die durch die Verwendung eines privaten Fahrzeuges im Zuge einer Dienstreise anfallen. Voraussetzung dafür ist unter anderem ein entsprechender Nachweis der gefahrenen Kilometer, der in der Regel durch ein Fahrtenbuch zu erbringen ist.

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Kilometergeld: Höhe und steuerliche Begrenzung

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Seit 01.01.2025 beträgt das Kilometergeld EUR 0,50 pro betrieblich gefahrenem Kilometer. Bis zum 31.12.2024 lag der Satz bei EUR 0,42 pro Kilometer. Mit dem Kilometergeld sind sämtliche Aufwendungen im Zusammenhang mit der Anschaffung und dem Betrieb des Kraftfahrzeugs abgegolten. Dazu zählen insbesondere die Absetzung für Abnutzung, Kosten für Treibstoff und Öl, Service- und Reparaturkosten aus dem laufenden Betrieb, Ausgaben für Zusatzausstattungen, Steuern und Gebühren, Versicherungsprämien, Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerklubs sowie Finanzierungskosten. Das amtliche Kilometergeld steht für höchstens 30.000 km steuerlich zu. Werden betriebliche Fahrten von mehr als 30.000 km (welche aber weniger als 50 % der gesamten Jahreskilometerleistung ausmachen) zurückgelegt, können entweder das Kilometergeld für 30.000 km oder die tatsächlichen Kosten im Ausmaß der betrieblichen Nutzung angesetzt werden.

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Nachweis durch Fahrtenbuch

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Der Nachweis der betrieblichen Nutzung eines Fahrzeugs hat durch ein Fahrtenbuch oder andere geeignete Aufzeichnungen zu erfolgen. Diese Aufzeichnungen müssen eine verlässliche Beurteilung ermöglichen und jedenfalls die in der Kilometergeldverordnung genannten Informationen enthalten. Dazu zählen das Datum der Fahrt, der Kilometerstand, die Anzahl der betrieblich zurückgelegten Tageskilometer sowie der Ausgangs- und Zielpunkt der Fahrt. Darüber hinaus ist der Zweck der jeweiligen betrieblichen Fahrt festzuhalten. Ein elektronisches Fahrtenbuch ist zulässig, sofern sichergestellt ist, dass die Eintragungen unveränderbar sind. Fahrtenbücher, die in Excel oder vergleichbaren Programmen geführt werden, gelten als nicht zulässig. Die Führung eines Fahrtenbuches ist auch dann möglich, wenn das genutzte Fahrzeug im Eigentum eines Dritten steht.

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Zuordnung des Fahrzeugs zum Betriebsvermögen

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Bei überwiegend betrieblicher Nutzung sind die Kosten des Fahrzeugs steuerlich in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen anzusetzen und um einen entsprechenden Privatanteil zu kürzen. Der Nachweis der tatsächlichen Nutzung ist dabei in der Regel durch ein Fahrtenbuch zu erbringen.

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Fazit

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Zusammenfassend ist festzuhalten, dass die steuerliche Geltendmachung von Fahrtkosten eine sorgfältige Dokumentation der betrieblichen Nutzung voraussetzt. Insbesondere das ordnungsgemäß geführte Fahrtenbuch spielt dabei eine zentrale Rolle, um entweder das Kilometergeld in Anspruch nehmen oder den Privatanteil nachweisen zu können.

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AUSWEITUNG DER OFFENLEGUNGSPFLICHT AB 01.10.2025

Am 01.10.2025 treten Änderungen im Bereich des Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetzes (WiEReG) in Kraft. Sie bringen vor allem weitere Offenlegungspflichten im Zusammenhang mit Treuhandschaftsvereinbarungen.

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‍Der Kreis der meldepflichtigen Treuhandschaften wird dabei über das Bestehen von wirtschaftlichem Eigentum (Be-teiligung > 25 %) hinaus erweitert. Dadurch soll die Transparenz erhöht und Geldwäsche erschwert werden.

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Mit 01.10.2025 wurde der Begriff der „Nominee-Vereinbarung“ in das WiEReG aufgenommen. Der Begriff definiert eine formelle bzw informelle Vereinbarung, bei der sich ein „Nominee“ (Treuhänder) oder „Nominee-Direktor“ verpflichtet, für den „Nominator“ (Treugeber) zu handeln. Die Begriffe überschneiden sich somit weitgehend mit der bisherigen Konstruktion einer Treuhandschaft. Neu ist hierbei der Begriff des Nominee-Direktors. Dabei handelt es sich um eine natürliche Person oder einen Rechtsträger, der routinemäßig die Funktion der Geschäftsführung eines Rechtsträgers im eigenen Namen und vorbehaltlich der direkten oder indirekten Anweisung des Nominators ausübt.

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Neuerungen ab 01.10.2025

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Bisher waren Nominee-Vereinbarungen insoweit von den WiEReG-Offenlegungspflichten ausgenommen, als sie ein Beteiligungsausmaß von 25 % oder weniger betroffen haben. Nun sind Nominee-Vereinbarungen zwischen natürlichen Personen, auch wenn sie kein wirtschaftliches Eigentum begründen (= Beteiligung von ≤ 25 %), und bei juristischen Personen (zB GmbH) als Parteien der Nominee-Vereinbarungen meldepflichtig.

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Nach Ansicht des Finanzministeriums sind Treuhandverhältnisse, insoweit sie ein Beteiligungsausmaß von 25 % oder weniger betreffen und bisher eine Meldebefreiung (zB, wenn alle Gesellschafter natürliche Personen sind) bestand, erstmals ab 01.10.2025 innerhalb der 4-wöchigen Meldefrist unter Meldebefreiungsverzicht dem Register offenzulegen.

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Bestand hingegen für den Rechtsträger bisher keine solche Meldebefreiung, so sind Treuhandverhältnisse mit Beteiligungen von 25 % und weniger ebenso erstmals ab 01.10.2025 zu melden, diesfalls jedoch spätestens im Zuge der verpflichtenden Jahresmeldung – es kommt daher auf den individuellen Jahresmeldetermin an.

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Bezeichnung und Datum der Vereinbarung

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Zudem sind Nominee-Vereinbarungen unabhängig von einem allfälligen wirtschaftlichen Eigentum zwischen einem Nominator (Treugeber) und einem Nominee-Direktor meldepflichtig. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn eine Person die Geschäftsführung einer GmbH im eigenen Namen, aber unter den Anweisungen einer anderen Person ausübt. Zu melden ist nicht nur das Bestehen einer Nominee-Vereinbarung, sondern auch die Bezeichnung und das Datum der Vereinbarung. Bei natürlichen Personen sind Name, Geburtsdatum/-ort, Staatsangehörigkeit und der Wohnsitz zu melden. Bei juristischen Personen ist die Stammzahl anzugeben.

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Strafen

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Ab 01.10.2025 müssen alle Nominee-Vereinbarungen (Treuhandschaften) innerhalb der Meldefrist offengelegt werden, auch wenn kein wirtschaftliches Eigentum vorliegt. Verstöße gegen diese Bestimmungen stellen Finanzvergehen dar, die bei fahrlässiger Begehung mit einer Geldstrafe von bis zu EUR 100.000,00, bei vorsätzlicher Begehung mit einer Geldstrafe von bis zu EUR 200.000,00 zu bestrafen sind.

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30. September - ein steuerlich wichtiges Datum

Vorsteuer-Rückerstattung, Offenlegung des Firmenbuch-Jahresabschlusses, Herabsetzungsantrag, Arbeitnehmerveranlagung – viele steuerrelevante Agenden müssen bis zum 30.09. eines Jahres erledigt werden. Nachstehend finden Sie – wie jedes Jahr – einen Auszug über wichtige Steuerfristen.

1. VORSTEUERRÜCKERSTATTUNG IM EU-RAUM

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Anträge auf Rückerstattung von Vorsteuern, die in einem anderen EU-Land angefallen sind, sind elektronisch bis 30.09. des Folgejahres einzureichen. Österreichischen Unternehmern steht dafür FinanzOnline zur Verfügung (vgl auch eccontis informiert 19/2025). Der Ansässigkeitsmitgliedstaat leitet diesen Antrag dann an den Mitgliedstaat der Erstattung weiter. Die Übermittlung von Originalbelegen oder Kopien ist nicht erforderlich, außer der Erstattungsmitgliedstaat fordert diese gesondert an. Die Vorsteuer-Erstattungsbeträge können auch unterjährig eingereicht werden und müssen für ein Quartal zumindest EUR 400,00 betragen. Bezieht sich ein Antrag auf ein ganzes Kalenderjahr bzw auf den letzten Zeitraum eines Kalenderjahres, so müssen die Erstattungsbeträge zumindest EUR 50,00 betragen. Bei Vorsteuerbeträgen unter EUR 400,00 ist die Erstattung daher erst nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres möglich.

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2. ÜBERMITTLUNG JAHRESABSCHLUSS ANS FIRMENBUCH

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Kapitalgesellschaften sind verpflichtet, ihre Jahresabschlüsse binnen neun Monaten nach Bilanzstichtag beim Firmenbuchgericht einzureichen (sogenannte „Offenlegung“). Bei Regelbilanzstichtagen (31.12.) endet die Frist somit (grundsätzlich) am 30.09. Wird die Frist versäumt, drohen empfindliche Geldstrafen (Untergrenze: EUR 700,00 pro Gesellschaft und Geschäftsführer).

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3. EST- UND KÖST-HERABSETZUNGSANTRAG

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Bis 30.09. können die Vorauszahlungen auf die Einkommen- und Körperschaftsteuer des laufenden Jahres mittels Antrag beim Finanzamt herabgesetzt werden. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn der laufende Gewinn voraussichtlich geringer als in den Vorjahren ausfallen wird, da sich die Festsetzung der aktuellen Vorauszahlungen zunächst immer an den Vorjahresbescheiden und damit an eventuell höheren Gewinnen orientiert. Eine Herabsetzung kann auch für GSVG-Beiträge beantragt werden.

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4. ANSPRUCHSZINSEN

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Ergibt sich aus der Einkommen- oder Körperschaftsteuerveranlagung eine Nachzahlung, so müssen für den Zeit-raum ab 01.10. des Folgejahres Zinsen an das Finanzamt bezahlt werden (Aktuell 3,53 % pa; vgl eccontis informiert 27/2025). Im Falle einer Steuergutschrift werden Zinsen gutgeschrieben. Einer Zinszahlung aufgrund einer Steuernachzahlung kann man dadurch entgehen, indem man vorab eine entsprechende Einkommensteuer-Anzahlung an das Finanzamt leistet, wobei die Überweisung speziell bezeichnet und einem bestimmten Jahr zugewiesen werden muss.

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5. ARBEITNEHMERVERANLAGUNG

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Für freiwillige Arbeitnehmerveranlagungen haben Sie grundsätzlich 5 Jahre Zeit. Eine verpflichtende Arbeitnehmerveranlagung (zB bei gleichzeitig bestehenden Dienstverhältnissen) ist aber bis 30.09. des Folgejahres einzureichen.

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VERPFLICHTENDE ELEKTRONISCHE ZUSTELLUNG IN FINANZONLINE

Ab 03.09.2025 werden alle Schriftstücke an Unternehmen, die zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet sind, ausschließlich elektronisch über FinanzOnline zugestellt. Ein Ausstieg („Herausoptieren“) ist nicht mehr möglich.

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Durch das zuletzt beschlossene Budgetbegleitgesetz 2025 wurde auch die Zustellung von Schriftstücken im FinanzOnline neu geregelt. Das Finanzamt hat nunmehr alle FinanzOnline Teilnehmer darüber informiert, dass ab 03.09.2025 die Zustellung von Bescheiden, Buchungsmitteilungen und anderen Schriftstücken verpflichtend auf elektronische Zustellung in FinanzOnline geändert wird.

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Um keine Schriftstücke zu übersehen, sollte in den persönlichen Daten daher unbedingt die Funktion „E-Mail-Benachrichtigung“ aktiviert werden. Sofern diese Benachrichtigungsfunktion aktiviert ist und eine aktuelle E-Mailadresse hinterlegt ist, wird man automatisch mittels E-Mail über den Eingang von neuen Schriftstücken informiert.

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Rechtswirksam zugestellt gilt ein Schriftstück nämlich schon, sobald es im Posteingang von FinanzOnline abrufbar ist – unabhängig davon, ob man es wirklich abgerufen hat. Mit diesem Tag beginnen dann auch die entsprechenden Fristen zu laufen.

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Sofern eine steuerliche Vertretung vorliegt, erhält der Steuerberater/die Steuerberaterin weiterhin die Zustellung und kümmert sich um Prüfung und Information. Die bisherigen Vertretungsverhältnisse bleiben also wie gewohnt bestehen. Einige wenige Ausnahmen sind möglich, sofern eine elektronische Zustellung aus technischen oder rechtlichen Gründen nicht möglich ist.

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Das Finanzamt empfiehlt folgende Schritte bei der Umsetzung

Loggen Sie sich regelmäßig in FinanzOnline ein.
Prüfen und aktualisieren Sie Ihre E-Mail-Adresse.
Aktivieren Sie die E-Mail-Benachrichtigung.
Archivieren Sie zugestellte Dokumente außerhalb von FinanzOnline.
Stellen Sie eine interne Weiterleitung bei (längeren) Abwesenheiten sicher.

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AKTUELLE STUNDUNGSZINSEN FINANZAMT

Die Höhe der Stundungs-, Aussetzungs-, Anpruchs-, Beschwerde- und Umsatzsteuerzinsen sind vom jeweils geltenden Basiszinssatz abhängig.

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Dieser hat sich in den Jahren 2012 bis 2022 kaum geändert. Seit Mitte 2022 ist es jedoch zu mehreren Zinssprüngen gekommen. Insofern haben sich die Stundungs- und Aussetzungszinsen zuerst empfindlich erhöht. Seit Mitte 2024 sinken die Zinssätze wieder. Die aktuell geltenden Zinssätze dürfen wir wie folgt bekannt geben.

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Insbesondere dürfen wir auf die Anspruchszinsen hinweisen, die vom Finanzamt für Einkommensteuernachzahlungen jeweils ab 01.10. des Folgejahres verrechnet werden.

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VERMIETUNGSGARANTIEN AUS UMSATZSTEUERLICHER SICHT

Im Rahmen einer Vermietungsgarantie wird einem Wohnungseigentümer von einem Dritten garantiert, dass ihm innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine fixe monatliche Miete zufließt, auch wenn die Wohnung nicht vermietet ist. Solche Garantien werden etwa Käufern von Wohnungen als Investitionsanreiz und als Absicherung eines Mietausfallsrisikos gewährt.

Lieferungen und sonstige Leistungen eines Unternehmers unterliegen der Umsatzsteuer, wenn sie im Rahmen eines Leistungsaustausches ausgeführt werden, also wenn ein Unternehmer im Inland für seine Leistungen ein Entgelt erhält. Nicht jede Zahlung im unternehmerischen Bereich stellt jedoch ein umsatzsteuerpflichtiges Entgelt für eine Leistung dar - etwa Zahlungen im Zusammenhang mit einer Vermietungsgarantie.

Beispiel

Der Käufer einer Wohnung erhält vom Verkäufer der Wohnung (= Garant) zugesichert, dass in den ersten zwölf Monaten Mietzahlungen in Höhe von EUR 1.000,00/Monat fließen werden. Kann die Wohnung in den ersten 3 Monaten nach Verkauf nicht vermietet werden, sondern erst ab dem 4. Monat, muss der Garant (= Verkäufer) die Miete für 3 Monate bezahlen. Für die Gewährung dieser Vermietungsgarantie verlangt der Garant ein Entgelt von 1 % des Gesamtgarantiebetrags (= 12 x EUR 1.000 x 1 % = EUR 120).

Aus umsatzsteuerlicher Sicht sind zwei Zahlungsströme zu beachten

Der Wohnungseigentümer erhält vom Garanten (jener Person, die die Garantie für die Miete übernimmt) eine fiktive Miete, und zwar für jenen Zeitraum, in welchem die Wohnung nicht vermietet werden kann. Diese Zahlungen des Garanten stellen jedoch kein Leistungsentgelt dar, sondern eine Art Schadenersatz, vergleichbar mit einer Art Versicherungsleistung. Der Garant erhält ja keine (Vermietungs-)Leistung vom Wohnungseigentümer, für die er bezahlt. Mangels Entgeltlichkeit sind die Zahlungen des Garanten an den Wohnungseigentümer daher nicht umsatzsteuerbar. Der Wohnungseigentümer hat umsatzsteuerlich nur jene Mietentgelte zu versteuern, die er von einem realen Mieter als Gegenleistung für die Zurverfügungstellung der Wohnung erhält, im obigen Beispiel somit die Mieten ab dem 4. Monat.
Muss der Wohnungseigentümer dafür, dass er die Vermietungsgarantie erhält, dem Garanten ein Entgelt für die Garantieübernahme bezahlen (zB einen bestimmten Prozentsatz des garantierten Mietzinses), so stellt dieses Entgelt ein umsatzsteuerliches Entgelt dar. Allerdings wird die Vermietungsgarantie wie die Übernahme einer bürgschaftsähnlichen Sicherheit behandelt und ist daher umsatzsteuerbefreit. Der Garant hat somit aus dem Entgelt keine Umsatzsteuer abzuführen, andererseits steht ihm aufgrund der unechten Umsatzsteuerbefreiung aber auch kein Vorsteuerabzug zu.