eccontis INFORMIERT

Noch nie haben so viele Menschen ihre Wohnung zum Büro gemacht und von zu Hause aus gearbeitet wie im letzten Jahr. Doch seit März 2020 ist Homeoffice in vielen Haushalten anzutreffen. Die Palette reicht vom Arbeitsplatz im Wohnzimmer bis zum büromäßig eingerichteten Arbeitszimmer. Doch wann und in welchem Umfang können die damit einhergehenden Kosten auch steuerlich verwertet werden?

Das Arbeitszimmer im Steuerrecht ist grundsätzlich kein neues Thema, hat aber aufgrund der Pandemiemaßnahmen neue Aktualität erhalten. Aber nicht jeder Raum der eigenen Wohnung, der nun als Büro herhalten muss, geht auch als Arbeitszimmer im Sinne des Einkommensteuergesetzes durch. Im Gegenteil: Die Arbeitszimmerregeln sind sehr restriktiv und wurden seit Beginn der Pandemie auch nicht an die neuen Arbeitsverhältnisse angepasst.

Wie eng der Gesetzgeber die steuerliche Absetzbarkeit von Arbeitszimmern geregelt hat, kann bereits der Gesetzesstelle entnommen werden, in der sich die Bestimmung findet. § 20 Einkommensteuergesetz nennt vornehmlich jene Ausgaben, die steuerlich nicht abzugsfähig sind. Und zu diesen gehören auch Ausgaben für ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer samt dessen Einrichtung. Nur als Ausnahme von dieser Grundregel wird dann innerhalb enger Grenzen die Absetzbarkeit von Arbeitszimmeraufwendungen ermöglicht.

Damit ein Steuerpflichtiger sein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer steuerlich als Betriebsausgabe oder als Werbungskosten verwerten kann, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: 

• Das Arbeitszimmer muss den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit des Steuerpflichtigen bilden.
• Das Arbeitszimmer muss tatsächlich ausschließlich oder nahezu ausschließlich beruflich genutzt

Tätigkeitsmittelpunkt

Im Gegensatz zu anderen Betriebsausgaben bzw Werbungskosten reicht es für die steuerliche Absetzbarkeit von Kosten eines Arbeitszimmers nicht aus, wenn das Arbeitszimmer für die berufliche Tätigkeit benötigt und auch verwendet wird. Vielmehr muss das Arbeitszimmer tatsächlich den Tätigkeitsmittelpunkt darstellen. Dabei stellt die Judikatur auf das jeweilige Berufsbild des Steuerpflichtigen ab und beurteilt demnach, ob der Schwerpunkt der Tätigkeit im oder außerhalb des Arbeitszimmers liegt.

Bei folgenden Tätigkeiten ist der Verwaltungsgerichtshof beispielsweise zur Ansicht gelangt, dass der Schwerpunkt der Berufsausübung jedenfalls außerhalb eines Arbeitszimmers liegt: Lehrer (Mittelpunkt Schule), Richter (Mittelpunkt Gericht), Schauspieler (Mittelpunkt Bühne), Freiberufler (Mittelpunkt Kanzlei), Vortragender (Mittelpunkt am Vortragungsort). Bei diesen Berufsbildern sei die Tätigkeitskomponente, die auf ein Arbeitszimmer entfällt, typischerweise nicht wesentlich.

Demgegenüber liegt etwa bei Gutachtern, Schriftstellern, Dichtern, Malern oder Heimarbeitern der Mittelpunkt ihrer Tätigkeit typischerweise innerhalb des Arbeitszimmers.

Natürlich kann aus den Judikaten eine generelle – sehr restriktive – Linie abgeleitet werden, dennoch muss die Frage der Absetzbarkeit eines Arbeitszimmers stets anhand der Umstände des Einzelfalles geprüft werden.

Ausschließlich berufliche Nutzung

Um als Arbeitszimmer anerkannt zu werden, darf der beruflich verwendete Raum nicht privat genutzt werden. Bereits eine untergeordnete private Verwendung kann hier schädlich sein. Wer also etwa sein Büro auch als Fitnessraum oder als Schrankraum für Privatkleidung nutzt, riskiert den Verlust der Absetzbarkeit des gesamten Arbeitszimmers. Eine prozentuelle Aufteilung nach beruflicher und privater Nutzung ist nämlich nicht vorgesehen. Ebenso ist es aus diesem Grund nicht möglich, Raumkosten geltend zu machen, wenn man etwa im Wohn- oder Schlafzimmer einen Arbeitsbereich eingerichtet hat. In beiden Fällen steht die Privatnutzung solcher Räume dem Erfordernis der ausschließlich beruflichen Nutzung entgegen. Das steuerliche Abzugsverbot gilt dann leider nicht nur für die anteiligen Raumkosten (zB Miete und Betriebskosten) sondern auch für die Einrichtungsgegenstände, die ausschließlich für berufliche Zwecke angeschafft wurden (zB Schreibtisch oder Bürosessel).

Tipp: Wer im Homeoffice arbeitet, aber die Voraussetzungen für die steuerliche Absetzbarkeit eines Arbeitszimmers nicht erfüllt, kann sich mit der neu geschaffenen Homeoffice-Pauschale sowie den erweiterten Werbungskosten helfen (vgl eccontis informiert 10/2021 vom 12.03.2021).

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Trotz Unsicherheiten im Zusammenhang mit COVID-19, werden auch heuer Unternehmen  während der Sommerferien wieder Schüler und Stu­denten in ihren Betrieben beschäftigen. Dabei sind arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Vor­schriften zu beachten.

Ferialarbeit tritt im unternehmerischen Alltag in drei verschiedenen Erscheinungsformen zu Tage, die sich arbeits- und sozialversicherungsrechtlich unterscheiden. Erfahrungsge­mäß han­delt es sich in der Praxis hauptsächlich um Ferialarbeitnehmer, daneben gibt es noch so genannte echte Ferialpraktikanten und Volontäre.

1. FERIALARBEITNEHMER

Bei Ferialarbeitnehmern handelt es sich um Schüler oder Studenten, die während der Ferien Geld verdienen wollen, wobei diese Arbeit nicht als Pflichtpraktikum von der Schule oder Hochschule ge­fordert wird. Mit solchen Ferialarbeitnehmern muss ein Arbeitsverhältnis auf bestimmte oder unbe­stimmte Zeit abgeschlossen werden, das auch allen arbeitsrechtlichen Bestimmungen unterliegt. Zu empfehlen ist die Vereinbarung einer Probezeit. Verrichtet der Ferialarbeitnehmer Angestelltentätig­keit, ist aufgrund der zwingenden und relativ langen Kündigungsfristen der Abschluss eines befris­teten Dienstverhältnisses von Vorteil.

Wegen der vollen Anwendbarkeit des Arbeitsrechts und des Kollektivvertrages haben Ferialarbeitnehmer Anspruch auf aliquote Sonderzahlungen und eine etwaige Urlaubsersatzleistung. Sie sind wie alle anderen Arbeitnehmer zur Pflichtversicherung bei der Gesundheitskasse anzu­melden und es sind Sozialversicherung, Lohnsteuer und die üblichen Lohn­neben­kosten abzuführen.

Empfehlung für Ferialarbeitnehmer

Ferialarbeitnehmer sollten jedenfalls eine freiwillige Arbeitnehmerveranlagung durchführen. Sie erhalten auf diesem Wege im Regelfall die volle Lohnsteuer und Teile der Sozialversich­erung zurück. Ferialarbeitnehmer, die älter als 18 Jahre alt sind und Familien- oder Studienbeihilfe beziehen, sollten auch die jeweiligen Zuverdienstgrenzen beachten: Die Familienbeihilfe ist bei einem Jahres­einkommen, das EUR 15.000,00 übersteigt, anteilig zurückzuzahlen. Für die Studi­en­­beihilfe be­stehen Sonderregelungen.

2. ECHTE FERIALPRAKTIKANTEN

Echte Ferialpraktikanten sind Schüler oder Studenten, die als Ergänzung zu ihrer schulischen Aus­bildung ein vorgeschriebenes Pflichtpraktikum in einem Betrieb absolvieren. Der Ausbildungszweck steht dabei im Vordergrund. Der Ferialpraktikant ist daher kein Arbeitnehmer im arbeits­rechtlichen Sinn. Es gelten für ihn nicht die arbeitsrechtlichen Bestimmungen wie etwa Urlaubsge­setz, Entgelt­fort­zahlungsgesetz, Angestelltengesetz oder Kollektivvertrag. Aus diesem Grund unter­liegt er auch keiner Arbeitspflicht und ist an keine Arbeitszeiten oder sonstige Weisungen ge­bunden.

Ein reguläres Arbeitsentgelt gebührt nicht. Ob ein Taschengeld bezahlt wird und wie hoch dieses ist, unterliegt der freien Verein­barung. Für Praktikanten, die kein Taschengeld erhalten, ist eine Anmeldung bei der Gesundheitskasse nicht erforderlich. Bekommt der Praktikant Taschengeld, das die Geringfügig­keits­grenze (2021: EUR 475,86) nicht übersteigt, ist er als geringfügig Be­schäftigter an­zu­melden und die Unfallversicherungsbeiträge (1,2 %) sind für ihn abzuführen. Aus lohnsteuerlicher Sicht ist bei Zahlung eines Taschengeldes ein Lohnkonto zu führen und ein Lohnzettel auszustellen, da ab dem ersten Euro zumindest dem Grunde nach Lohnsteuerpflicht vorliegt, in der Regel wird aber keine Lohnsteuer anfallen. Das "Taschengeld" unterliegt den Lohn­nebenkosten.

Ausnahme: Für Ferialpraktikanten im Hotel- und Gastgewerbe sowie zB im Metallgewerbe sehen die Kollektivverträge auch für echte Ferialpraktikanten einen Entgeltanspruch vor. Laut Erkenntnis des Obersten Gerichtshof ist bei Ferialpraktikanten im Hotel- und Gastgewerbe immer von einem echten Arbeitsverhältnis auszugehen.

3. VOLONTÄRE

Ist im Lehrplan kein Praktikum vorgesehen und absolviert der Schüler oder Student das Praktikum freiwillig, spricht man von einem Volontär. Volontäre sind ebenfalls keine Arbeitnehmer, sie sind nicht weisungsgebunden, müssen keine Arbeitszeit einhalten und beziehen kein Entgelt.

Für Volontäre besteht keine Sozialversicherungspflicht. Sie sind lediglich unfallversicherungspflichtig und direkt bei der Allgemeinen Unfallversicherungsanstalt (AUVA) anzumelden.

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Ab 01.07.2021 kommt es zu einer weiteren umsatzsteuerlichen Änderung. Österreichische Unternehmen, die Lieferung von mehr als EUR 10.000,00 pro Kalenderjahr in ein anderes EU-Land tätigen, müssen die ausländischen Rechnungslegungsvorschriften beachten oder sich für ein bestimmtes Meldeverfahren über FinanzOnline anmelden.

Werden Gegenstände durch den österreichischen Unternehmer oder für dessen Rechnung von Österreich in einen anderen EU-Mitgliedstaat an einen Nichtunternehmer versendet oder befördert oder ist der österreichische Lieferer an einer derartigen Beförderung oder Versendung indirekt beteiligt, so gilt diese Lieferung für umsatzsteuerliche Zwecke ab dem 01.07.2021 als in jenem EU-Staat ausgeführt, in dem die Lieferung endet.

Die bisher bekannte Lieferschwelle gilt somit ab 01.07.2021 nicht mehr. Für österreichische Unternehmer kann es daher vermehrt zu Registrierungspflichten im Ausland und damit verbunden zur Anwendung von ausländischen Rechnungsausstellungsvorschriften kommen. Um diesen Verpflichtungen leichter nachkommen zu können, hat die Europäische Kommission kürzlich eine Datenbank zur Abfrage von Umsatzsteuersätzen in den EU Mitgliedstaaten veröffentlicht. Die Datenbank kann unter folgendem Link aufgerufen werden: https://ec.europa.eu/taxation_customs/tedb/taxSearch.html.

Betrag von EUR 10.000,00 überschritten?

Ab dem 01.07.2021 muss der österreichische Unternehmer beim Versandhandel nicht mehr wie bisher die jeweils maßgeblichen Lieferschwellen in anderen Mitgliedstaaten beachten, sondern insbesondere prüfen, ob der Gesamtbetrag der Entgelte für innergemeinschaftliche Lieferungen den Betrag von EUR 10.000,00 im vorangegangenen Kalenderjahr und im laufenden Kalenderjahr überschritten hat oder nicht. Bei Überschreitung dieser Grenze sind eine Registrierung im Ausland sowie die Beachtung der ausländischen Rechnungsausstellungsvorschriften des jeweiligen Bestimmungslandes notwendig. Nur für den Fall, dass diese Grenze nicht überschritten wird, bleiben weiterhin die österreichischen umsatzsteuerlichen Bestimmungen anwendbar („Ausnahme für Kleinstunternehmer“).

Ausweitung des MOSS

Damit sich der Unternehmer jedoch nicht in jedem einzelnen Mitgliedstaat registrieren lassen muss, kommt es dabei auch zu einer Ausweitung des MOSS (Mini-One-Stop-Shop; EU-Schema) auf den innergemeinschaftlichen Versandhandel. Dieser bietet für bestimmte Leistungen die Möglichkeit, sich nur in einem EU-Mitgliedstaat für umsatzsteuerliche Zwecke zu registrieren und dadurch sämtliche unter die MOSS-Regelung fallenden Umsätze im Mitgliedstaat der Identifizierung zu erklären sowie die entsprechende Umsatzsteuer zu bezahlen, ohne sich eigens in jedem Mitgliedstaat, in dem derartige Leistungen erbracht werden, registrieren und Steuererklärungen abgeben zu müssen.

Da somit bei Lieferungen von österreichischen Unternehmern an Nichtunternehmer oder aber auch an sogenannte Schwellenerwerber (etwa Kleinunternehmer oder pauschalierte Landwirte) innerhalb der EU das Bestimmungsland als Umsatzort gilt, wird es für Unternehmer notwendig sein, Zugriff auf die aktuellen Umsatzsteuersätze der Mitgliedstaaten zu haben, in die sie die Gegenstände an den Privatkunden befördern oder versenden. Die Europäische Kommission stellt deshalb die Datenbank zur Verfügung, in der die Umsatzsteuersätze für Lieferungen und sonstige Leistungen der jeweiligen EU-Mitgliedstaaten laufend aktualisiert werden. Der Zugang zur Datenbank ist kostenlos.

Werden sowohl privat als auch betrieblich – also gemischt genutzte Wohnhäuser – verkauft, kann es zu einem Verlust der Hauptwohnsitzbefreiung kommen und es droht eine erhebliche Steuermehrbelastung.

Werden als Hauptwohnsitz genutzte Gebäude (etwa Einfamilienhäuser, Eigentumswohnungen etc) veräußert, so ist der daraus erzielte Veräußerungsgewinn in der Regel von der Einkommensteuer befreit. Vorsicht ist aus ertragsteuerlicher Sicht jedoch dann geboten, wenn das private Wohnhaus zugleich auch betrieblich, etwa als Arztordination, genutzt wird. Abhängig vom Ausmaß der tatsächlichen betrieblichen Nutzung kann es im Falle eines späteren Verkaufs des gemischt genutzten Wohnhauses sogar zum gänzlichen Verlust der Hauptwohnsitzbefreiung und damit zu einer erheblichen Steuermehrbelastung kommen.

Gebäude in betrieblichen und in privaten Teil aufteilen

Werden einzelne bestimmt abgrenzbare Teile eines einheitlichen Gebäudes betrieblich, andere hingegen privat genutzt, ist das Gebäude in einen betrieblichen und in einen privaten Teil aufzuteilen. Die Aufteilung hat dabei nach der Nutzfläche der unterschiedlich (betrieblich und privat) genutzten Gebäudeteile zu erfolgen. Überwiegt die betriebliche Nutzung einzelner Räumlichkeiten, so ist die Räumlichkeit als betrieblicher Teil des Gebäudes in die Berechnung des Nutzungsverhältnisses einzubeziehen.

Eine derartige Aufteilung ist jedoch dann nicht vorzunehmen, wenn der betrieblichen oder der privaten Nutzung dienende Gebäudeteil im Verhältnis zum Gesamtgebäude weniger als 20 % beträgt (untergeordnete Bedeutung). In diesem Fall liegt zur Gänze Betriebsvermögen (wenn die private Nutzfläche weniger als 20 % beträgt) oder zur Gänze Privatvermögen (wenn die betriebliche Nutzfläche weniger als 20 % beträgt) vor. Die Frage des Ausmaßes der betrieblichen Nutzung eines gemischt genutzten Gebäudes ist nicht nur für die Höhe der steuerlich absetzbaren Abschreibung bzw der absetzbaren Aufwendungen maßgeblich, sondern im Falle eines späteren Verkaufs auch für die Höhe der etwaig zu erfassenden steuerpflichtigen stillen Reserven entscheidend.

Betriebliche Nutzung weniger als 20 %

Nutzt ein Arzt beispielsweise lediglich 15 % seiner Eigentumswohnung als Ordinationsräumlichkeiten und den Rest als privaten Hauptwohnsitz, so tritt (bei Vorliegen sämtlicher Voraussetzungen) im Falle der Veräußerung der Eigentumswohnung auch für den betrieblich genutzten Teil keine Steuerpflicht ein, da die Wohnung steuerlich zur Gänze dem Privatvermögen zuzuordnen ist (weniger als 20% betriebliche Nutzung) und somit für die gesamte Wohnung die Hauptwohnsitzbefreiung zur Anwendung gelangt.

Betriebliche Nutzung zwischen 20 % und 33 %

Werden hingegen etwa 25 % der Wohnung als Ordinationsräumlichkeiten verwendet, so liegt anteilig in diesem Ausmaß Betriebsvermögen vor. Mangels Anwendbarkeit der Hauptwohnsitzbefreiung für den betrieblich genutzten Teil ist jener Teil des Veräußerungsgewinns, der auf den betrieblichen Teil entfällt, steuerpflichtig und lediglich der privat genutzte Teil der Wohnung steuerfrei.

Betriebliche Nutzung von mehr als 33 %

Umfassen die Ordinationsräumlichkeiten mehr als 33 % der gesamten Wohnungsnutzfläche, so steht die Hauptwohnsitzbefreiung gänzlich (somit auch für den privat genutzten Teil) nicht mehr zu, da diese Befreiung das Vorliegen einer Eigentumswohnung voraussetzt, die mindestens zu 2/3 der Gesamtnutzfläche Wohnzwecken dient.

Werden daher Gebäude sowohl betrieblich als auch privat genutzt, so ist das konkrete Ausmaß der betrieblichen Nutzung für die weitere steuerliche Behandlung entscheidend. Im Ausmaß der betrieblichen Nutzung können zwar zunächst die Abschreibung, sonstige nicht zuordenbare anteilige Aufwendungen sowie die anteiligen Finanzierungskosten steuermindernd als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Im Falle eines späteren Verkaufs droht jedoch – bei Überschreiten bestimmter Nutzungsgrenzen – eine erhebliche Steuermehrbelastung. Bei der Festlegung der betrieblichen Nutzung gemischt genutzter Gebäude sind daher bereits im Vorfeld zahlreiche Aspekte zu berücksichtigen und anhand der Umstände des Einzelfalls zu beurteilen.