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Entsendungen und grenzüberschreitende Dienstreisen sind im beruflichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Die Pflichten des Mitführens einer sogenannten A1-Bescheinigung werden jedoch gerne übersehen und können zu Geldstrafen führen.

Schon seit Inkrafttreten der Verordnung 883/2004 im Jahr 2010 sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, bei grenzüberschreitenden Einsätzen von Mitarbeitern innerhalb der EU/EWR bzw der Schweiz beim zuständigen Krankenversicherungsträger vorweg eine Bescheinigung über das anwendbare Sozialversicherungsrecht zu beantragen. Die vom Versicherungsträger ausgestellte A1-Bescheinigung dient im Ausland dem Nachweis, dass der Mitarbeiter in Österreich sozialversichert ist. Der Mitarbeiter hat die A1-Bescheinigung daher im Ausland stets mitzuführen.

Da im Sozialversicherungsrecht lediglich der Terminus „Entsendung“ bekannt ist, bedeutet dies, dass für jede noch so kurze grenzüberschreitende berufliche Tätigkeit, ab dem 1. Tag eine A1-Bescheinigung notwendig ist.

Daraus folgt, dass somit eine Entsendung nicht nur in jenen Fällen vorliegt, wo der Mitarbeiter für längere Zeit im Ausland eingesetzt wird, sondern auch dann, wenn es sich lediglich um die Teilnahme an Seminaren oder Konferenzen handelt, welche in der Regel von kürzerer Dauer sind.  

Um den Datenaustausch zwischen den europäischen Sozialversicherungsträgern sowohl zu vereinfachen als auch zu vereinheitlichen, startete die EU ein Projekt zum elektronischen Austausch von Sozialdaten (EESSI). Durch den EESSI sollen Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Die bisherigen genormten Papiervordrucke sollen nun elektronisch abgebildet werden. Es ist davon auszugehen, dass hierdurch Kontrollen in den Ländern zunehmen. Darüber hinaus wird eine Vernetzung der einzelnen Behörden vorgenommen.

Entsendungen nach Österreich

In Österreich ist es für ausländische Personen verpflichtend, auch bei kurzen Dienstreisen (unter einer Woche) eine A1-Bescheinigung mitzuführen. Die Regelung sieht keinen Mindestzeitraum oder eine Toleranzzeit vor. Ein Verstoß gegen die Mitführungspflicht stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und es kann grundsätzlich eine Verwaltungsstrafe verhängt werden. Unter bestimmten Umständen kann die A1-Bescheinigung jedoch nachträglich ausgestellt und vorgelegt werden.

Diese Mitführungspflicht wird durch regelmäßige Überprüfungen, insbesondere auf Baustellen kontrolliert. Zudem wird die Einhaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen kontrolliert.

Weiters weisen wir darauf hin, dass ausländische Unternehmer vor Aufnahme der Tätigkeit das Formular ZKO 3 oder ZKO 4 (mit Angaben zur Entlohnung des Arbeitgebers) an die Zentrale Koordinationsstelle für die illegale Beschäftigung des österreichischen Bundesministeriums für Finanzen (ZKO) senden müssen.

Entsendungen von Österreich

Entsendet ein österreichisches Unternehmen Mitarbeiter ins EU-Ausland, ist ebenfalls vorab ein Antrag zu stellen.

Die Antragstellung hat grundsätzlich elektronisch via ELDA zu erfolgen. Der zuständige Krankenversicherungsträger retourniert das Formular A1 für den betroffenen Versicherten.

Unterschieden werden können folgende Arten von elektronischen Anträgen:

• E1 - Entsendung eines Arbeitnehmers in einen anderen Mitgliedstaat,
• E2 - Beschäftigung für einen Arbeitgeber in mehreren Mitgliedstaaten,
• E3 - Beschäftigung für mehrere Arbeitgeber in mehreren Mitgliedstaaten,
• E4 - Selbständige und unselbständige Tätigkeit in verschiedenen Mitgliedstaaten

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Tipp

Die Anwendung der zweiten Variante kann hilfreich sein, um Zeit und Verwaltungsaufwand im Unternehmen zu sparen. Bei dieser zweiten Variante können im Antrag alle Staaten angeführt werden, die der Mitarbeiter regelmäßig aufsucht.

Beispiel

Wenn ein in Österreich angestellter Mitarbeiter regelmäßig in Deutschland, Tschechien, Slowakei und Ungarn im Einsatz ist, sind diese im Antrag anzuführen. Diese Staaten werden vom Versicherungsträger in der A1-Bescheinigung aufgenommen. Diese Mehrstaatenvariante ermöglicht somit eine gebündelte A1-Bescheinigung für künftige Auslandseinsätze in allen in der A1-Bescheinigung genannten Staaten. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter im jeweiligen Staat regelmäßig (= im Durchschnitt mindestens einmal monatlich) tätig wird. Die Regelmäßigkeit ist anhand einer 12-monatigen Prognose für die Zukunft zu beurteilen. Eine derartige A1-Bescheinigung kann in der Regel für die Dauer von bis zu 2 Jahren ausgestellt werden (anschließend muss wieder ein neuer Antrag gestellt werden).

Wie jedes Jahr dürfen wir auf die geltenden Fristen im Zusammenhang mit Vorsteuerrückerstattungen im Ausland hinweisen. Wenn Sie als Unternehmer Rechnungen aus in anderen Staaten in Anspruch genommenen Leist­ungen (zB Nächtigungskosten, Geschäftsessen) erhalten, so können Sie die darin ent­haltenen Um­satz­steuerbeträge im Vorsteuerrückerstattungsverfahren von den ausländischen Steuerbehörden zurückfordern.

Für die Einreichung von Vorsteuerrückerstattungsanträgen sind zwei Fristen unbedingt zu be­achten: 

• der 30.06.2019 gegenüber Drittstaaten und
• der 30.09.2019 gegenüber EU-Mitgliedstaaten.

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Der unterschiedliche Verfahrensablauf stellt sich wie folgt dar.

1. RÜCKERSTATTUNG VON VORSTEUERN IN DRITTSTAATEN (ZB SCHWEIZ)

• Der Vergütungsantrag sowie sämtliche Dokumente und Belege müssen bis spätestens 30.06. im Original bei der ausländischen Vergütungsbehörde eingegangen sein.
• Der 30.06.2019 ist eine Fallfrist, die nicht verlängert werden kann. Wenn die Unterlagen bis zu diesem Datum nicht bei der ausländischen Steuerbehörde vorliegen, ist der Anspruch auf Vor­steuerrückerstattung verwirkt!
• Die für die Rückerstattung notwendigen Formulare sind über die Internetseite der jeweiligen aus­ländischen Steuerbehörde abrufbar.

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2. RÜCKERSTATTUNG VON VORSTEUERN IM EU-AUSLAND

• Anträge für sämtliche EU-Länder sind seit einigen Jahren zwingend elektronisch über das öster­reichische FinanzOnline-Portal einzubringen.
• Für jedes EU-Land ist dabei ein eigener Antrag erforderlich.
• Grundsätzlich ist keine Vorlage von Originalbelegen nötig. Der Erstattungsmitgliedstaat kann je­doch bei Rechnungen über EUR 1.000,00 bzw Kraft­stoffrechnungen über EUR 250,00 die Vorlage einer Rechnungskopie (elektronisch) verlangen. Bei Rückerstattungen in Deutschland sind die Rechnungen bei Überschreiten dieser Grenzen jedenfalls mitzusenden.
• Ein Antrag muss mindestens 3 Monate umfassen und den Mindesterstattungsbetrag von EUR 400,00 erreichen. Wird der Antrag für das ganze Kalenderjahr oder den offenen Rest eines Kalenderjahres (im letzten Fall besteht keine Mindestdauer) gestellt, gelten als Mindesterstat­tungs­betrag EUR 50,00.
• Der Antrag für Rechnungen aus dem Kalenderjahr 2018 muss spätestens bis zum 30.09.2019 beim Finanzamt eingelangt sein, wobei dieser nur dann als vorgelegt gilt, wenn alle erforder­lichen Angaben gemacht werden.
• Bei der technischen Übermittlung über FinanzOnline erfolgt zuerst eine „Produktionsübermittlung“ und in der Folge die Übermittlung des „Abschlussfiles“. Wenn der „Abschlussfile“ übermittelt wurde, erhält man zuerst vom österreichischem Finanzamt und in der Folge vom ausländischen Finanzamt eine Empfangsbestätigung. Nur wenn beide Empfangsbestätigungen eingelangt sind, wurde der Antrag ordnungsgemäß übermittelt. Achten sie daher darauf, dass Sie die Empfangsbestätigung rechtzeitig vor dem 30.09. eines Jahres erhalten.

Tipp

Prüfen Sie, bevor ein Vergütungsantrag gestellt wird, ob auch die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Wenn zB für eine zugekaufte Leistung die Steuerschuld in Deutschland zu übernehmen ist (Reverse Charge gemäß § 13b dUStG), dann sind für diesen Zeitraum Vorsteuerbeträge nicht im Vergütungsverfahren, sondern im Veranlagungsverfahren zu beantragen. In diesem Fall müssen Sie sich im Ausland steuerlich registrieren und eine „normale“ Umsatzsteuerjahreserklärung ab­geben.

Mit Beginn des Jahres 2019 hat die Bundesregierung ihre Ankündigung wahr gemacht  und die Indexierung der Familienbeihilfe eingeführt. Besonders betroffen sind Familien mit Kindern, die in osteuropäischen Ländern leben. Weniger bekannt dürfte sein, dass von der Indexanpassung auch der Familienbonus Plus, der Alleinverdiener- und Alleinerzieherabsetzbetrag sowie der Unterhaltsabsetzbetrag betroffen sind.

Es war von Beginn an eine heftig diskutierte Maßnahme. Leben Kinder von in Österreich arbeitenden Eltern dauerhaft in einem anderen EU-, EWR-Land bzw der Schweiz, soll die Familienbeihilfe an die Kaufkraft des Wohnsitzlandes angepasst werden. Begründet wurde dies damit, dass mit der Familienbeihilfe jene Kosten abgegolten werden sollen, die Familien durch ihre Kinder erwachsen. Und da diese Kosten ja nach Wohnsitzstaat differieren, soll die Familienbeihilfe an das Niveau der Lebenserhaltungskosten des jeweiligen Landes angeglichen werden. Dem Argument, dass Kinder dann ungleich behandelt werden, wird entgegengehalten, dass es erst durch die Indexierung zu einer Gleichbehandlung kommt. Schließlich seien EUR 100,00 in der Schweiz oder Island wesentlich weniger wert als etwa in Rumänien oder Bulgarien.

Es ist aber nicht nur die Familienbeihilfe von der Indexierung betroffen. Auch der Alleinverdiener- bzw Alleinerzieherabsetzbetrag, der Unterhaltsabsetzbetrag und der neugeschaffene Familienbonus Plus unterliegen ab Beginn 2019 der Anpassung an die Kaufkraft des Wohnsitzlandes der Kinder.

Die gesetzliche Grundlage für diese Indexanpassung wurde bereits mit dem Jahressteuergesetz 2018 geschaffen. Die detaillierte Festsetzung der Anpassungsbeträge erfolgte Mitte Dezember 2018 mit einer Verordnung des Finanzministers (Familienbonus Plus-Absetzbeträge-EU-An­passungsverordnung). Darin wird aufgrund von Indikatoren, die das Statistische Amt der Europäischen Union veröffentlicht hat, ein Kaufkraftvergleich zwischen den Ländern der EU, des EWR und der Schweiz angestellt. Auf deren Grundlage ermitteln sich schließlich die Anpassungsfaktoren, die auf die einzelnen Absetzbeträge bzw den Familienbonus Plus anzuwenden sind.

Wie bereits in früheren Beiträgen erwähnt, ersetzt der Familienbonus Plus ab dem Veranlagungsjahr 2019 die Kinderfreibeträge sowie die Absetzbarkeit von Kinderbetreuungskosten. Während letztere erst in der Jahressteuererklärung (bzw Arbeitnehmerveranlagung) geltend gemacht werden konnten, kann der Familienbonus Plus für Arbeitnehmer bereits in der laufenden Personalverrechnung berücksichtigt werden.

Dazu muss der Antragsteller dem Dienstgeber ein Formular E 30 sowie eine Bestätigung des Finanzamtes über den Familienbeihilfebezug übergeben. Aus diesen Bestätigungen ergibt sich, wer für welches Kind und für welchen Zeitraum Anspruch auf Familienbeihilfe hat und – wichtig – in welchem Staat sich das Kind ständig aufhält. Aufgrund dieser Informationen muss die Personalverrechnung die korrekten Absetzbeträge bzw den richtigen Familienbonus Plus ermitteln.

Hierbei kann es zu deutlichen Unterschieden kommen. Beträgt der Familienbonus Plus für Kinder unter 18 in Österreich EUR 1.500,00 pro Jahr, sind es für ein in Island lebendes Kind EUR 2.125,56, während für in Bulgarien lebende Kinder nur EUR 675,00 pro Jahr zustehen. Aus dem Alleinverdienerabsetzbetrag für Österreich in Höhe von EUR 494,00 werden in Island EUR 700,00, während für Bulgarien nur EUR 222,30 verbleiben.

Es bleibt jedenfalls abzuwarten, ob unterm Strich die Einsparungen aus dieser Maßnahme jene Kosten übersteigen, die dem Staat und den Unternehmen aus der Durchführung dieser doch etwas komplizierten Maßnahme erwachsen.

Tipp

Legen Ihnen Mitarbeiter ein Formular E 30 vor, um Alleinverdiener- bzw Alleinerzieherabsetzbetrag oder Familienbonus Plus bereits im Zuge der laufenden Personalverrechnung zu berücksichtigen, bestehen Sie unbedingt auf die Vorlage einer Familienbeihilfebestätigung des Finanzamtes. Nur so erhalten Sie einen Nachweis über den Wohnsitz des Kindes und Ihr Personalverrechner kann die entsprechenden Absetzbeträge richtig ermitteln. Familienbeihilfebestätigungen erhält man entweder direkt beim Finanzamt oder elektronisch über FinanzOnline (Anträge/Bescheinigungen).

Unternehmer, die innerhalb der EU Warenlieferungen oder bestimmte grenzüberschreitende Dienstleistungen ausführen, müssen beim Finanzamt eine Zusammenfassende Meldung (ZM) einreichen. Diese Verpflichtung ist Teil des Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystems (MIAS) der EU-Mitgliedstaaten und wird ab 2020 deutlich aufgewertet.

Unternehmer, die innergemeinschaftliche Lieferungen oder grenzüberschreitende Dienstleistungen, für die die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht, ausführen, sind zur Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung verpflichtet.

Eine Zusammenfassende Meldung hat jeder Unternehmer einzureichen, der

• innergemeinschaftliche Lieferungen durchführt;
• Gegenstände seines Unternehmens in das übrige Gemeinschaftsgebiet zu seiner Verfügung verbringt (innergemeinschaftliche Verbringung ausgenommen Gegenstände zur vorübergehenden Verwendung im anderen EU-Mitgliedstaat);
• in EU-Mitgliedstaaten steuerpflichtige sonstige Leistungen ausführt, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet;
• als Erwerber bei einem Dreiecksgeschäft steuerpflichtige Lieferungen getätigt hat.

Die Zusammenfassende Meldung muss bei dem für die Erhebung der Umsatzsteuer zuständigen Finanzamt erfolgen. Sie gilt als Steuererklärung und kann mit einer Zwangsstrafe erzwungen werden. Werden Zusammenfassende Meldungen vorsätzlich nicht eingereicht, kann es sogar zu einem Finanzstrafverfahren kommen. Die vorsätzliche Nichteinreichung stellt eine Finanzordnungswidrigkeit dar und ist mit Strafen bis zu EUR 5.000,00 bedroht.

Abhängig vom Umsatz des Vorjahres sind bei innergemeinschaftlichen Sachverhalten Zusammenfassende Meldungen wie folgt zu erstellen:

Bis zu einem Vorjahresumsatz von EUR 100.000,00 ist die Zusammenfassende Meldung vierteljährlich zu erstellen. Wurde im Vorjahr mehr als EUR 100.000,00 Umsatz erzielt, so ist die Zusammenfassende Meldung monatlich zu erstellen. Eine Zusammenfassende Meldung ist jedoch nur erforderlich, wenn ein meldepflichtiger Umsatz erbracht wurde. Eine Leermeldung ist somit nicht erforderlich.

Die am Binnenmarkt beteiligten Unternehmer haben bis zum Ablauf des auf den Meldezeitraum (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) folgenden Kalendermonats die Zusammenfassende Meldung beim Finanzamt einzureichen. Die Zusammenfassende Meldung ist somit spätestens 15 Tage vor der Umsatzvoranmeldung beim Finanzamt einzureichen. In der Zusammenfassenden Meldung sind die UID-Nummern der Geschäftspartner sowie der Gesamtwert der jeweiligen Umsätze des Meldezeitraums anzugeben. Maßgeblich für die Meldung an das Finanzamt ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung, unabhängig vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung.

Beispiel

Die Daten der Zusammenfassenden Meldung für den Meldezeitraum April 2019 sind auf elektronischem Wege bis spätestens 31.05.2019 an das Finanzamt zu übermitteln.

Die eingereichte Zusammenfassende Meldung ist – wie die Umsatzsteuervoranmeldung – innerhalb eines Monats (gerechnet ab Erkennen des Fehlers) zu berichtigen, wenn die abgegebene Zusammenfassende Meldung unrichtig oder unvollständig ist. Eine Berichtigung in einem der folgenden Meldezeiträume ist nicht zulässig.

Achtung: Für die verspätete Abgabe der Zusammenfassenden Meldung kann ein Verspätungs­zuschlag von bis zu 1 % der zu meldenden Bemessungsgrundlagen, höchstens aber EUR 2.200,00 pro Zusammenfassender Meldung festgesetzt werden!

Neuerungen ab 2020

Nach derzeitiger Rechtslage handelt es sich bei der Zusammenfassenden Meldung um eine bloße Formvorschrift, die keine Anwendungsvoraussetzung für die Steuerbefreiung einer innergemeinschaftlichen Lieferung ist. Im Rahmen der Änderung der Mehrwertsteuersystem-Richtlinie wurde die Zusammenfassende Meldung jedoch deutlich aufgewertet. Ab 2020 gilt die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen nicht, wenn der Lieferant der Verpflichtung zur Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung nicht nachgekommen ist, oder die Zusammenfassende Meldung nicht die korrekten Angaben zur Lieferung enthält. Unterlässt der liefernde Unternehmer somit die Meldung der innergemeinschaftlichen Lieferung beim Finanzamt im Rahmen der Zusammenfassenden Meldung, wird ihm ab 01.01.2020 die Steuerbefreiung versagt.